Over1大您好:
先來講最重要的!我明年可能不用辦某項最困擾我的業務了!因為我今年6月中旬針對這項業務的其中一部分提出跨組協作要求,
並整理相關資料釐清本組與另一組權責及各自可負責/應改進事項,
並拉上本單位大主管主持會議。
後來本單位大主管大概是意識到這項業務本該由另一組辦理,
加上大概有感我的公文量很大,
(我業務的十數小部分,每一至二個小部分對應另一組的一個業務承辦人,所以負責這塊業務,表示我要懂很多)
所以請另一組拿回去做了~
目前看來應該不會讓我移過去那組,所以業務應該不會在我身上了
(我的主管應該暗自滿開心的.....)
所以妳不太可能真正清闲。即使工作变轻,空出来的能量也很可能流向考试、学习、新计划或其他探索。
至于如果工作过于平淡,这股能量是否会进一步转向交友、合作或投资,目前仍属于以后可以验证的候选出口,不能因为前面几项符合,就提前算成已经应验。
我希望工作不要太閒,但也不要多到時常分秒必爭還要加班,因為的確我希望可以留精力探索人生的其他部分,"All work and no play makes Jack a dull boy" 我覺得自己已經dull太久了,想要學習更多以增加自己對生活的掌控。
破军看到失效结构时,最自然的反应是拆掉重做。对单一任务而言,妳的计算甚至可能完全正确:
我通常會思考怎麼改最少的部份、用最少的力氣解決事情,除非我評估主管和前輩有可能給我更省力的建議,或當我私心裡希望用他們的答覆來替我「背書」時,我才會問她們,
问题在于,组织一旦知道妳最后会接回来,所有失效节点就会逐渐流向妳。
妳取得了局部效率,却慢慢成为整个系统的默认补偿节点。
的確是這個道理,不過這個有點不適用我的情況。
單位裡有樂於給意見的前輩,久了主管知道她會救火,當有人離職時就會讓她去交接業務,
但我不是那類的,別人的工作有問題我不會主動管。
我目前做的就是處理自己的業務上,長官突然更改的需求,
在公職的分工上,誰的業務誰就要負責處理,很難說是失效節點流向我。
從近一個月3項變動的需求來分析,
其中兩件,這兩位長官的層級都比我高2層級以上,也就是說他們其實不會知道我處理事情的效率,他們就是說要變就要變,本單位對上的態度一律就是服從,所以他們很習慣變更需求,而我就是人在屋簷下的難處了。
另外一件是另一處室的變更要求,本人不太開心有稍微跟主管murur,該機管本應於地之前公文會辦時本權責仔細審查,不應於公文核定後數月後要求本項變更,不過我直屬主管表示,本機關時有這種情形發生,所以也不算是我讓失效節點流向我。
这也说明妳不是想清闲。
妳想要的是:
> 忙在有判断、有成果、能够累积的位置,而不是不断替组织错误擦屁股。
正確,不希望我的人生葬送在無意義的事情上,工作就是我的試驗場,我希望透過業務的推行學習與測試,修正或豐富我對世界面目的建構。(下班後的休息時間除外)
廉贞在大限福德,表示利益、制度、权力与责任的辨识,已经成为妳这一阶段内部持续运转的主要问题。
我今天騎車時想到這句話,覺得滿準的,來反饋一下:
之前我的業務性質雖然精細,但是如果遇到問題,每項業務幾乎都有對應的承辦管道可以詢問。彼此之間不會有推託的情形。
但今年可能換大運了吧,一般來說本科室同仁的業務內容不太會遭遇這狀況,大運可能讓我的業務內容比較特殊一點:一件A機關撥補本機關輔導契約機構辦理的業務,A機關說有問題找B機關,並提供B機關聯繫方式,但是B機關卻說要找A機關>>這造成契約機構不小的困擾>>這問題本周我算解決了一半
廉贞负责看懂:
> 每个人真正想要什么,公开叙事与实际利益有什么不同,风险最后会落到谁身上。
天相则负责回答:
> 这件事在组织里究竟应该由谁处理、谁授权、谁签字、谁承担后果。
我今年就一直遭遇這樣的練習題.....
妳现在仍然误以为直属主管是这个问题的正确处理节点,所以花大量时间想要说服她。
主管既然想得到放行结果,却又不愿留下能够承担结果的正式意见,已经说明她不是有效节点。
继续和她反复沟通,只会重复相同的deadlock。
真正应该找的人,至少必须符合其中一项:
- 对该法令具有正式解释权;
- 对该经费科目具有审查权;
- 对例外核准具有签署权;
- 出事以后必须对这项决定作出说明;
- 能够用组织认可的形式要求补正、暂停或继续办理。
具体是谁,要由妳根据机关内部实际组织判断。
可能是法制、政风、会计的适当层级、上级业务机关、真正掌握例外授权的业务负责人,或者其他能够出具正式意见的人。
但不是谁职位最大,就一定找谁;也不是谁愿意私下给意见,谁就是真正的负责节点。
其實這件機構逾時申請補助款的事件發生在年初(我剛到職3個月左右吧),於今年3月已完成處理。
否準之前,我已經諮詢本機關法律專員意見,他的意見模稜兩可(本機關法專一慣的圓滑風格,正反方都不得罪)。
直屬主管的層級低,所以的確不是拍板(公文稱「決行」)的人,
但是她是我公文簽上去後第一個要表示意見的人,如果她沒有否定我的意見或退回我的公文,即表示她認同我的意見,
我直屬主管預測上層長官不同意本案,故在我陳核公文之前「積極」對我口頭遊說,
我並沒有強求要說服我主管徵得她的同意,只是身為下屬又是新人,若要拂逆主管的意思,我需要「表演」一段辛苦有誠意的說明歷程,給予她主管的尊榮,才不會顯得太不把主管放在眼裡,和主管溝通後我有說我會簽「不同意」,後來就直接在公文寫上我的意見上陳了。
等我公文上陳後,她就直接再往上陳核了(默認同意,靜候更上層長官裁示的意思,因為她自己也不想要為了不得罪長官背上法律爭議)。
這件公文等一直上到本機關副座那邊,他傳喚我和主管過去面議,
我整理了3至4個否決的理由(基本上最主要就是基於公平以及杜絕往後相似案件之爭議),
親自向副座報告並堅決否準,
副座也就不甘地接受了(因為他曾經在該申請機構體系工作,也應適時避嫌,這原本是我準備的否準原因之一,面議前我有跟直屬主管提到,當下面議時我覺得不適合講,是直屬主管說出來)。
其實這件事也就這樣過了,只不過我心裡有芥蒂,認為主管不會為同仁司法上的安全考量。
如果說這件事我還可以考量她不想得罪長官的難處,不過因著這件事而來有另一件真正令我不爽到現在的事,開啟了我倆後續一段時間的邊際測試,這裡就先略過了,畢竟本測試也隨著我能力的展現及穩定直言發瘋等操作,漸漸告終。
當時我剛到職,除了要面臨繁重的業務、嗷嗷待哺的契約機構、自行學習單位內常規,又要面臨情緒化不考慮下屬的長官,及應付她時有的「軟柿子」測試,所以覺得疲累。
这表示环境中并非没有专业者、支援者、资源或能够处理问题的人。
问题比较像是:
- 有没有找到正确的人;
- 有没有使用正确接口;
- 有没有把具体责任单元交给对方;
- 有没有让真正具有职能的人进入决策链。
有时候真正的贵人,只是在关键节点提供一份组织承认的专业意见,让原本不应该落在妳身上的风险回到正确程序。
謝謝您這段建議,對我很有幫助:
其實我有在運用,但比起我原先無意識地運用,
您幫我用具體的文字描述後,我再從此來思考與精進工作模式,
這很像是:
比劍時,我無意中使了一個劍招,化解了對方的攻勢,但是因為我並不了解其中的奧妙,也沒有思考這劍招可以運用在哪些情境,或是如何精進這劍招,
但現在您指點我後豁然開朗,感謝!
這段話對我近期工作的影響:
其實我有在做,但是如前所述,我上一份工作並不出現太多需要權責釐清的狀況,
甚至說同事的業務也不太面臨這些權責問題(我這個業務結構有點小特殊)。
所以我在做的時候會懷疑自己,這樣做真的是對的嗎?
被我找上的單位是否覺得我過於囉嗦?
加之我身業務繁重,又要思考如何出招,有一種孤獨的感覺(也許這就是流年命宮七殺的感覺?)
不過,有您這段話,
我最近比較有信心,
出招的時候沒有太多猶豫,
事情有了較多的進展,
也化解了我心理上的負荷。
不要问:
> 这件事妳觉得怎么办?
改成一个有边界的责任单元:
> 请协助确认这个经费科目能否支应,并于某日前回复正式依据,其他业务部分由我处理。
或者:
> 请提供该机构过去几年的执行资料,判断和公文由我完成。
这样对方必须交付一个明确产物,而不是说完一轮意见以后,所有执行和风险仍然回到妳身上。
感謝您的建議,這部份大抵有做到,
不過下述狀況我可能需要加強執行,就好比說...
有時候我明明具體提出一個問題,
但是少數時候對方真的很會離題的藝術,
我想我還是應該提醒對方具體回覆我的問題。
### 把任务分成四类
第一类,属于妳而且影响重大:自己做好。
第二类,属于别人,但妳可以定义验收条件:写清楚需要什么,交还原负责人处理。
第三类,跨部门、涉及法律、经费或重大责任:送到真正具有决定权的节点。
第四类,不重要,而且不会改变最后结果:允许别人只做到八十分,不再全部收回来重做。
妳现在容易把第二、第三和第四类全部吸收到第一类,所以永远做不完。
### 别人的产物不合格,不要自动回收
别人交来的东西不符合要求时,妳会觉得自己重做比较快。
这在单次任务上可能完全正确,但长期会教会整个系统:
> 反正最后交给妳,妳会自己完成。
更有效的方法,是指出两三项明确的验收条件,再退回原责任人补正。
第2類>>>其實我有做到,因為現實也不容許我替對方修正,
但是指出對方問題也是需要時間,舉例我其中一項業務,需負責十數個機構資料的審查,每家機構5-15個錯誤不等,既要找出問題、指出問題、回復對方修正時的問題,又要檢查對方修正後的資料,單是如此往往也需耗費不少時間,而且我其實更對這些機構有業務上輔導的職責...,也就是說若對方遭遇甚麼困難,我需要與之討論並提供建議或反映主管討論後續可能的方式。
第3類>>>有送出去,但是對方往往會推回來,但有送出去就不會全部責任都在自己身上也是真的。難處在於,也要留給我將問題送出去的時間,如前所述....基礎業務過多....所以我覺得很累,如果不趕快解決基礎業務,就無暇辦理這塊,既是真的累也有心累....
第4类>>>其實我有儘量放寬標準了....有時候其實有對方可以擺爛或程度太差的問題....
> 这件事我可以处理,但目前A、B、C的期限发生冲突。如果新增D,请确认哪一项延后,以及新的优先顺序。
这不是否认自己的能力,而是要求管理者承担资源排序。
谁增加任务,谁就必须决定哪一项工作延后。不能让所有任务都同时成为妳的最高优先级。
其實我大約幾個月前有做這件事,
不過無能又只想塞業務的主管就是會私下惱羞成怒(具體我怎麼知道就不說了),
我當時將整年緊湊的業務做了個排序,跟主管說某事之重要性,但我會先辦理某向更急的事,
並告訴她我明年的業務可能在某幾個月份面臨超載而需要延後某些業務辦理的期程,
主管目前回復是屆時會找人協助我。
其實我寫這封信,主要是為了不背鍋,就算業務出問題也可以證明我早就預警過了。
## 八、廉贞没有用好与用好的差别
廉贞没有用好时,可能表现为:
- 看见每个人的问题;
- 反复分析对方究竟是无知,还是在转嫁风险;
- 认为自己有责任把所有人说服;
- 因为别人做不好,最后继续亲自补位;
- 试图控制所有变量,避免任何事情出错。
廉贞用得好,则是:
- 看出哪个节点已经失效;
- 不再浪费时间反复说服;
- 先让案件停在安全程序;
- 找到真正能够授权及负责的人;
- 把资讯、选项和代价交给对方决定;
- 只执行正式属于自己的责任部分。
感謝您,這段值得覺察與深思
以上回饋,
謝謝您用心提出建議。